Kriteria Keberhasilan Proyek

Pendahuluan

Manajemen proyek merupakan suatu cara bagaimana mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya manusia ataupun material disaat mulainya suatu proyek (pelaksanaan) hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

Proyek manager adalah orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya, dan waktu. Pastinya seorang proyek manajer harus dapat berkomunikasi dengan pemilik, pengguna, tim pelaksana, dan lingkungan sekitar. Tidak hanya itu kemampuan teknis, mampu mengambil suatu keputusan yang tepat, serta dapat memberikan laporan kepada atasan juga harus dimiliki.

Hampir disetiap perusahaan/corporate melaksanakan manajeman proyek seperti pada industri bangunan dan teknik sipil yang memiliki site agent, contract manager, clerk of works, planning staff, dan general manager sebagai team pelaksana manajemen proyek. Mereka yang tergabung dalam proyek diarahkan kepada suatu tujuan perencanaan proyek, tentu saja ini merupakan tugas dari seorang manajer proyek.

Skill yang dibutuhkan seorang proyek manajer ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, serta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah/ lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut serta mengajak lingkungan untuk mendukung jalannya proyek tersebut. Tugas dan kegiatan pada setiap proyek jumlahnya cukup banya, oleh sebab itu setiap kegiatan harus dirinci dan diperhatikan. Artinya setiap aktifitas/ event proyek punya tenggang waktu, dan biasanya satu sama lainnya kadang berurut meskipun terkadang beberapa proyek saling menyilang pada suatu event yang akan dilaksanakan.

Kalau siklus suatu proyek itu di gambarkan secara general mempunyai 4 tahap yaitu tahap penentuan (definisi masalah proyek), perencanaan (membuat jadwal dan anggaran), eksekusi (implementasi poyek), training dan penutupan (pengenalan hasil dari proyek dan buat laporan kepada atasan).

Setelah menjalankan tahap-tahap diatas diharapkan hasil dari suatu proyek itu berhasil. Akan tetapi tidak semua proyek berhasil, Kegagalan-kegagalan dan keberhasilan-keberhasilan yang terbatas jauh lebih banyak dari jumlah yang berhasil. Oleh karena itu perlu dan penting untuk mempelajari beberapa kasus dari proyek-proyek yang gagal, sebagai sebuah proses pembelajaran untuk memperbaiki manajemen proyek.

Kriteria Keberhasilan Suatu Proyek

Secara umum kirteria dan cara mengukur keberhasilan dari sebuah proyek adalah

• Menentukan definisi tujuan (goal definition) yang jelas, maksudnya seberapa besar proyek yang akan dilaksanakan serta kebutuhan apa yang diperlukan oleh semua orang yang terlibat dalam pembuatan proyek.

• Hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan, deadline yang tepat, serta sesuai anggaran atau tidak melebihi budget.

• Komitmen yang kuat pada suatu proyek, maksudnya proyek yang berhasil adalah proyek yang dapat memiliki komitmen dalam hal manajemen dan organisasi dalam sebuah proyek. Sesuai yang direncanakan maksudnya tidak mengambil jalan pintas dalam sebuah proyek. Terlihat dari harapan-harapan yang membangun di sebuah tim yang menangani proyek.

• Cakupan (Scope) proyek yang digarap sewajarnya, biasanya proyek yang berhasill memliki cakupan (scope) yang jelas, tidak serakah dan hasilnya pun sempurna.

• Biaya yang dikeluarkan ketika proyrk terselesaikan tidak jauh dari rencana awal, maksudnya jangan sampai biaya yang dikeluarkan sudah besar, akan tetapi kualitas dari hasil sebuah proyek mengecewakan. Atau biaya yang dikeluarkan sudah banyak hasil proyeknya telat waktu.

• Kualitas yang baik, maksudnya ketika dilakukan proses pengujian hasil proyek sesuai dengan apa yang diharapkan. Jangan sampai hasil dari sebuah proyek cepat, tapi kualitasnya dikorbankan.

• Ketrampilan sumber daya manusia, maksudnya diperlukan SDM yang mempunyai kompetensi yang unggul atau ahli didalam bidangnya. SDM yang mempunyai jiwa disiplin tepat waktu, dapat membuat lingkungan kerja yang kondusif, serta pekerja yang dapat diatur oleh manajer.

• Komunikasi yang baik, maksudnya begini ketika tim proyek menjalankan sebuah proyek ada baiknya menjalin hubungan secara terus menerus kepada pemilik dan pengguna. Dan tidak menutup kemungkinan proyek yang berhasil adalah tim yang dapat menjalin komunikasi sesama tim

• Resiko yang ditimbulkandari sebuah proyek kecil, sebisa mungkin proyek yang dijalankan tidak menimbulkan resiko. Diharapkan seminimal mungkin resiko terjadi dalam sebuah proyek.

• Yang terakhir hasil dari sebuah proyek diharapkan tidak menimbulkan suatu permasalahan baru diperusahaan dalam artikata malah menyulitkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan.

Pihak-pihak yang menentukan keberhasilan dari suatu proyek

1.    Owner/ Pemilik, pihak utama yang menetukan proyek berhasil atau tidak. Karena pihak ini merupakan ide utama sekaligus pemilik investasi materi berupa budget pada sebuah proyek.

2.    User/Pengguna, pihak kedua yang menetukan hasil proyek tersebut gagal. Karena pada tahap ini adalah tahap dimana hasil tersebut akan digunakan. Orang yang merasakan ketika menggunakan hasil dari proyek tersebut akan lebih nyaman atau tidak.

3.  Lingkungan/ Pihak luar seperti pemerintah, lingkungan sekitar atau bahkan Suplier dalam suatu proyek penjualan. Pihak luar dapat merasakan langsung ketika hasil suatu proyek berhasil dan terselesaikan.

Cara mengukur kebutuhan dari suatu proyek dapat digunakan beberapa tehnik, kebanyakan dari proyek besar menggunakan tehnik Gant Chart. Tetapi untuk sebuah proyek yang kompleks dan membutuhkan biaya yang cukup besar dapat menggunakan tehnik CPM (Critical Path Mehtode) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Dari beberapa cara mengukur kebutuhan dari sebuah proyek disesuaikan dengan mode dan seberapa besar proyek tersebut. 

Referensi :
http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/03/subhan-keberhasilan-proyek.pdf