SAP Sales & Distribution (SAP-SD)

SD-Sales & Distribution ini adalah salah satu modul SAP yang  membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order  (sales support, sales, shipping dan billing). SD (Sales Distribution berfungsi untuk menangani proses penjualan (sales) dan pengelolaan pengiriman barang ke customer. Sales & Distribution merupakan dasar dari semua transaksi yang dijalankan. Sales & Distribution  terdiri dari seluruh master data, system configuration, dan transaksi untuk menyelesaikan proses pemesanan.

Beberapa sebab mengapa proses Sales & Distribution adalah hal yang penting bagi perusahaan adalah: 

• Keinginan pelanggan yang semakin meningkat dari waktu ke waktu terhadap barang atau jasa berkualitas baik dengan harga terjangkau.

• Kemajuan teknologi informasi (IT) yang memungkinkan proses penjualan dan distribusi dilakukan secara elektronik dan real-time bahkan dari jarak yang jauh.

• Globalisasi yang menuntut perusahaan untuk menjual dan mendistribusikan produk serta mendapatkan informasinya secara cepat dan handal tanpa terbatas ruang dan waktu.

• Kebutuhan untuk memangkas biaya yang ada namun tetap dituntut untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan.

Berikut ini adalah diagram dari SAP mengenai Sales & Distribution sebagai berikut :

Keterangan : 

SAP-Sales & Distribution dibagi menjadi 4 sub modul, sebagai berikut : 

1. Sales Support 

Pada sub-modul Sales Support terdapat beberapa kegiatan seperti pencarian pelanggan, penentuan strategi promosi, pengelolaan data pelanggan dan kompetitor serta aktivitas marketing lainnya berdasarkan informasi yang ada di Sales Information System. Data dan informasi akan dikelola dalam SAP dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dengan pengembangan lebih lanjut.

2. Sales

Sub-modul Sales berisi kegiatan yang dimulai dari penerimaan permintaan pelanggan (inquiry) hingga pembuatan sales order. Sub-modul ini juga menangani proses kontrak dengan pelanggan (Contract), retur barang (Returns) dan persetujuan atau perjanjian dalam jadwal pengiriman barang atau jasa (Scheduling Agreement). Pada sub-modul Sales juga terdapat fitur Pricing yang sangat fleksibel dan menjadi andalan dari SAP-SD.

3. Shipping 

Sub-modul Shipping berisi proses yang berhubungan dengan pengiriman barang atau penyampaian jasa ke pelanggan.

4. Billing

Sub-modul Billing berisi proses yang berhubungan dengan penagihan dan pembayaran. Sub-modul ini juga melayani proses Credit Memo dan Debit Memo.

- Credit Memo adalah sales document yang digunakan ketika harga yang diberikan ke pelanggan terlalu besar sehingga memerlukan pemotongan. 

Contoh: Kesalahan perhitungan harga karena lupa memberikan diskon yang dijanjikan sehingga harga menjadi lebih tinggi dari yang seharusnya.

- Debit Memo adalah sales document yang digunakan ketika harga yang diberikan ke pelanggan terlalu rendah sehingga memerlukan penambahan. 

Contoh: Kesalahan perhitungan harga sehingga harga yang diberikan ke pelanggan lebih rendah dari yang seharusnya. 

Integrasi SAP-SD dengan modul SAP lainnya

SAP-SD akan memanfaatkan informasi yang ada di Sales Information System dalam proses bisnisnya. SAP-SD juga berinteraksi dengan modul-modul lainnya, seperti Material Management (SAP-MM) dan Financial Accounting (SAP-FI). Interaksi dengan SAP-MM terjadi dalam beberapa proses, seperti rencana pengadaan atau pembuatan produk jika stok yang tersedia tidak mencukupi. Interaksi dengan SAP-FI terjadi dalam beberapa proses seperti pencatatan keuangan dari transaksi yang terjadi.

Organizational Unit dalam SAP-SD

Organizational Unit adalah struktur obyek yang ada di SAP dan merepresentasikan obyek-obyek nyata yang terlibat dalam supply chainperusahaan. Organizational Unit di SAP-SD dapat dikelompokkan menjadi Sales Area dan Internal Organization.

- Sales Area

Sales Area merupakan kombinasi antara sales organization, distribution dan division yang membentuk sebuah kesatuan. 

Sales Area memiliki tiga organizational unit,  sebagai berikut :

1. Sales Organization

Sales Organization merepresentasikan bagian dari perusahaan yang di dalamnya terdapat proses penjualan dan distribusi barang. Biasanya, Sales Organization di SAP difokuskan pada area-area penjualan tertentu dan dibagi berdasarkan wilayah. 

Contoh: Sales Organization Jawa Timur, Sales Organization Jawa Barat.

2. Distribution Chanel 

Distribution Channel merupakan pembagian area penjualan berdasarkan bagaimana produk atau layanan disampaikan atau diterima oleh pelanggan. 

Contoh: wholesale, retail.

3. Division

Division merupakan pembagian area penjualan berdasarkan produk yang dijual. 

Contoh: Unit Alat Berat, Spare-part.

- Internal Organization

Internal Organization dibagi menjadi tiga, sebagai berikut : 

1. Sales Office

Sales Office merepresentasikan cabang dari perusahaan dimana terjadi aktivitas penjualan. Sales Office dapat menangani satu atau lebih Sales Area.

2. Sales Group

Sales Group merupakan sekumpulan Sales Personnel yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu.

3. Sales Personnel

Sales Personnel adalah seorang sales yang bekerja di sebuah perusahaan.

Proses Order to Cash

Keterangan : 

Proses menjual dan mendistribusikan barang atau jasa dimulai dengan interaksi awal antara pelanggan dan penjual.  Hal ini berakhir setelah produk yang dibeli telah dikirim/disampaikan. Proses Pertama yaitu membuat Quotation (sebuah kutipan) yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, harga, dan informasi pendukung.  Kemudian membuat Sales order dengan atau tanpa referensi dari dokumen sebelumnya. Sales Order ini dilakukan setelah penjualan telah dikonfirmasi oleh pelanggan, maka pesanan penjualan disusun untuk membantu dalam pengolahan pesanan. Dengan selesainya order penjualan, modul lainnya dapat memanfaatkan data untuk menyelesaikan proses penjualan. Membuat dokumen pengiriman dimana barang secara fisik telah diterima. Mengubah dokumen pengiriman sehingga mencerminkan pengambilan (picking). Lalu, proses selanjutnya mengubah dokumen pengiriman hingga mencerminkan hasil Goods Issue. Sebelum, barang secara fisik dikirim maka diperlukan memo Kredit atau debit dengan atau tanpa referensi dokumen sebelumnya. Setelah itu, membuat Dokumen pembayaran  lalu mencetak faktur atau tagihan biaya (invoice).

sumber : 

http://arekgresik.com/master-data-yang-harus-disiapkan-untuk-sap-modul-sd/

http://stevchristo.com/index.php/2013/07/berkenalan-dengan-sap-sales-and-distribution-sap-sd/ 

Soal Vclass kedua Konsep Sistem Informasi Lanjut

1. Apakah yang dimaksud dengan supply chain dan bagaimana bedanya jika dibandingkan dengan supply chain manajement ?
Jawab :
Supply chain dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam bentuk entitas/fasilitas) yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi barang mulai dari bahan baku paling awal dari alam sampai produk jadi pada konsumen akhir. Menyimak dari definisi ini, maka suatu supply chain terdiri dari perusahaan yang mengangkut bahan baku dari bumi/alam, perusahaan yang mentransformasikan bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau komponen, supplier bahan-bahan pendukung produk, perusahaan perakitan, distributor, dan retailer yang menjual barang tersebut ke konsumen akhir.

Sedangkan Supply Chain Management (SCM) adalah merupakan aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan sekaligus mengelola hubungan diantara mitra untuk menjaga tingkat kesediaan produk dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan secara optimal. SCM mengintegrasikan mulai dari pengiriman order dan prosesnya, pengadaan bahan mentah, order tracking, penyebaran informasi, perencanaan kolaboratif, pengukuran kinerja, pelayanan purna jual, dan pengembangan produk baru.

Jadi kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang maupun mengirimkannya ke pemakai akhir, sedangkan SCM adalah metode, alat atau pendekatan pengelolaannya.

2. Jelaskan  cakupan aktifitas pada Supply Chain Management !
Jawab :
Cakupan aktifitas pada Supply Chain Management sebagai berikut :
- Pengembangan Produk : melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam merancang produk baru.

- Pengadaan : memilih supplier mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.

- Perencanaan dan Pengendalian : Demmand Planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perancanaan produksi dan persediaan.

- Produksi : Eksekusi produksi, penegndalian kualitas.

- Distribusi : Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di setiap pusat distribusi.

3.  Jelaskan peranan internet di dalam Supply Chain Management !
Jawab :
Peranan Internet Di dalam Supply Chain Management sebagai berikut :
- internet memungkinkan kolaborasi, koordinasi, dan integrasi dalam praktek dilapangan.
- dengan adanya internet pihak-pihak supply chain bisa membagi informasi serta melakukan transaksi dengan lebih cepat, tepat dan akurat.

Aplikasi internet dalam konteks Supply Chain terdiri dari :
1. Electronic Procurement (e-Procurement) adalah suatu aplikasi untuk mendukung kegiatan lelang yang dilakukan secara elektronik. Pada model ini pembeli bisa mengundang beberapa calon supplier untuk menawarkan harga atas produk dengan spesifikasi dan jumlah tertentu dalam waktu yang telah ditentukan. Supplier dengan harga rendah yang akan dianggap menang. Proses lelang ini dilakukan dengan media Internet.

2. Electronic Fulfilment (e-Fulfilment) adalah pemenuhan pesanan pelanggan.
Contoh :
- Menerima order dari pelanggan, bisa melalui email atau web based ordering
- Mengelola transaksi.
- Manajemen gudang yang meliputi pengendalian persedian produk dan kegiatan administrasi gudang secara umum.
- Komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan informasi status pesanan,dukungan teknis dsb.
- Kegitan reverse logistics yang berupa pengembalian produk ke bagian supply chain akibat pengembalian dari pelanggan.

sumber :

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15005/SCM.pdf

Aset Sistem Informasi Harus Di lindungi Melalui SIstem Keamanan

Aset Sistem Informasi harus dilindungi melalui sistem keamanan yang baik. Sebut dan jelaskan langkah-langkah utama pelaksanaan program keamanan tsb ?

Aset Sistem Informasi yang harus di lindungi melalui sistem keamanan dapat diklasifikasikan menjadi 2 yaitu (lihat gambar 6.1) :
1. Aset Fisik, meliputi :
a. Personnel
b. Hardware (termasuk media penyimpanan, dan periperalnya)
c. Fasilitas
d. Dokumentasi dan
e. Supplies

2. Aset Logika
a. Data / Informasi dan
b. Sofware (Sistem dan Aplikasi)

Pelaksanaan Program Keamanan (Conducting a Security Program)

Langkah-langkah utama pelaksanaan Program keamanan yaitu : 

Persiapan Rencana Pekerjaan (Preparation of a Project Plan)

Perencanaan proyek untuk tinjaun kemanan mengikuti item sbb :

a. Tujuan Review

b. Ruang Lingkup (Scope) Review

c. Tugas yang harus dipenuhi

d. Organisasi dari Tim Proyek

e. Sumber Anggaran (Pendanaan) dan

f. Jadwal untuk Menyelesaikan Tugas

Identifikasi Kekayaan (Identification of asset)

Katagori asset :

a. Personnel (end users, analyst, programmers, operators, clerks, Guards)

b. Hardware (Mainfarme, minicomputer, microcomputer, disk, printer, communication lines, concentrator, terminal)

c. Fasilitas (Furniture, office space, computer rrom, tape storage rack)

d. Dokumentasi (System and program doc.,database doc.,standards plans, insurance policies, contracts)

e. Persediaan (Negotiable instrument, preprinted forms, paper, tapes, cassettes)

f. Data/Informasi (Master files, transaction files, archival files)

g. Software Aplikasi (Debtors, creditors, payroll, bill-of-materials, sales, inventory)

h. Sistem Software (Compilers, utilities, DBMS, OS, Communication Software, Spreadsheets). 

Penilaian Kekayaan (Valuation of asset)

Langkah ke tiga adalah penilaian kekayaan, yang merupakan langkah paling sulit. Parker (1981) menggambarkan ketergantungan penilaian pada siapa yang ditanya untuk memberikan penilaian, cara penilaian atas kekayaan yang hilang (lost), waktu periode untuk perhitungan atas hilangnya kekayaan, dan umur asset.

Identifikasi Ancaman-ancaman (Threats Identification)

Lihat gbr. 6.4 Lapisan jenis ancaman aset SI

Sumber ancaman External :

1. Nature / Acts of God

2. H/W Suppliers

3. S/W Suppliers

4. Contractors

5. Other Resource Suppliers

6. Competitors (sabotage, espionage, lawsuits, financial distress through fair or unfair competition)

7. Debt and Equity Holders

8. Unions (strikes, sabotage, harassment)

9. Governmnets

10. Environmentalist (Harassment (gangguan), unfavorable publicity)

11. Criminals/hackers (theft, sabotage, espionage, extortion)

Sumber ancaman Internal :

1. Management, contoh kesalahan dalam penyediaan sumber daya, perencanaan dan control yang tidak cukup.

2. Employee, contoh Errors, Theft (pencurian), Fraud (penipuan), sabotase, extortion (pemerasan), improper use of service (penggunaan layanan yg tidak sah)

3. Unreliable system, contoh Kesalahan H/W, kesalahan S/W, kesalahan fasilitas.

Penilaian Kemungkinan Ancaman (Threats LikeIihood Assessment)

Contoh, perusahaan asuransi dapat menyediakan informasi tentang kemungkinan terjadinya kebakaran api dalam satu waktu periode tertentu.

Analisis Ekspose (Exposures analysis)

Tahap analisis ekspose terdiri dari 4 tugas yaitu :

1. Identification of the controls in place

2. Assessment of the reliability of the controls in place

3. Evaluation of the likelihood that a threat incident will be successful

4. Assess the resulting loss if the threat is successful

Lihat gbr. 6.5. Tugas utama tahap analisis ekspose dan gbr.5.6. Ancaman, keandalan kontrol, cakupan control, dan ekspose. 

Adjust Control 

Prepare Sequrity Control 

Untuk melindungi kontrol pada jaringan internet dengan pengaturan Firewall. Penggunaan firewall juga penting, untuk membatasi siapa saja dan program apa saja yang bisa berjalan dalam komputer kita. Penggunaan firewall penting untuk mengatasi threat, karena jika ada orang lain yang mengakses komputer kita tanpa ijin, maka hak aksesnya akan diblokir oleh firewall tersebut. 

Sumber : 

http://farida.staff.gunadarma.ac.id/Download/files/16712/Bab+6+Mnj+Kontrol+Keamanan.pdf

Cara Untuk mengamankan Suatu Sistem Informasi Sudah Terlindungi Dengan Baik

Soal Pretest

Untuk mengamankan suatu Sistem Informasi menurut anda apa saja yang perlu dilindungi?

Cara untuk mengontrol bahwa sistem informasi sudah terlindungi dengan baik yaitu: 

1. Kontrol administrative

Untuk menjamin bahwa seluruh kerangka kontrol dilaksanakan sepenuhnya.

2. Pembatasan akses terhadap data

Akses terhadap ruangan yang menjadi pusat data dibatasi sesuai dengan wewenang yang telah ditentukan.

3. Kontrol terhadap personel pengoperasi

Dokumen yang berisi prosedur-prosedur harus disediakan dan berisi pedoman-pedoman untuk melakukan suatu pekerjaan.

4. Kontrol terhadap peralatan

Kontrol terhadap peralatan-peralatan perlu dilakukan secara berkala dengan tujuan agar kegagalan peralatan dapat diminimumkan.

5. Kontrol terhadap penyimpanan arsip

Kontrol ini untuk memastikan bahwa setiap pita magnetic yang digunakan untuk pengarsipan telah diberi label dengan benar dan disimpan dengan tata cara yang sesuai.

6. Kontrol terhadap akses informasi

Ada kemungkinan bahwa seseorang yang tak berhak terhadap suatu informasi berhasil membaca informasi tersebut melalui jaringan (dengan menggunakan teknik sniffer).

Untuk mengantisipasi keadaan seperti ini, alangkah lebih baik sekiranya informasi tersebut dikodekan dalam bentuk yang hanya bisa dibaca oleh yang berhak. Studi tentang cara mengubah suatu informasi ke dalam bentuk yang tak dapat dibaca oleh orang lain dikenal dengan istilah kriptografi.

Ada 3 tipe pengontrol untuk menghasilkan kualitas dan keamanan sistem informasi, kategori dari kontrol ini sebagai berikut:

1. Kontrol sistem informasi

2. Cara pengontrolan

3. Pengontrolan fasilitas fisik

1. Kontrol sistem informasi

Kontrol sistem informasi adalah cara dan perlengkapan atau alat yang mencoba untuk memastikan keakuratan, ketetapan dan tata cara aktivitas sistem informasi pengontrol harus menghasilkan untuk menjamin layaknya data masukan, proses tekniknya, metode dan output informasi.

- Kontrol Input

Input dari sumber dokumen biasa juga dikontrol dengan register di dalam data buku jika mereka menerima data entry personel. Kenyataannya sistem yang digunakan mengakses catatan ketepatan rekaman, semuanya masuk kedalam sistem magnetic tetapi kontrol yang jelas memelihara semua masukan sistem.

- Proses Control

Suatu data dimasukan dengan benar ke dalam sistem komputer, dimana harus diproses dengan baik, proses kontrol menghasilkan untuk identitas kesalahan dalam perhitungan arithmetic dan operasi logika. Mereka juga sudah menjamin bahwa data tidak hilang atau tidak diproses. Proses kontrol bisa juga termasuk kontrol hardware dan kontrol software.

- Kontrol Output

Kontrol output menghasilkan untuk menjamin informasi produk sudah dikoreksi dan ditransmisikan ke pengguna dalam sebuah waktu.

- Kontrol Penyimpanan

Ada 2 cara untuk melindungi data dari kerusakan:

1.mempertanggung jawabkan pengontrolan catatan program komputer dan pengorganisasian database mungkin juga memberikan untuk perpustakaan atau pengaturan database.

2.banyak database dan file terlindungi dari seseorang yang tidak berhak atau kecelakaan dalam penggunaanya dengan program keamanan dan memerlukan pengenalan yang pantas sebelum mereka dapat mengunakannya.

2. Petunjuk control / cara pengontrolan

Petunjuk kontrol adalah metode yang spesifik bagaimana organisasi pelayanan informasi sebaiknya dioperasikan untuk keamanan maksimum. Mereka membantu keakuratan perawatan dalam organisasi serta kebenaran operasi tersebut dan sistem aktivitas pengembangan.

- Pemisahan Kewajiban

Pemisahan kewajiban merupakan prinsip dasar dari tata cara pengontrolan yang memerlukan kewajiban dari pengembangan sistem operasi computer dan pengontrolan data serta file program memberikan salinan groups.

- Petunjuk Standard An Dokumentasi/Penyimpanan

Cara standar adalah penghasil yang khas dan perawatan manual dan membangun petunjuk pertolongan software. Dan dokumentasi juga tidak terhingga nilainya didalam perawatan sistem yang dibutuhkan dalam memperbaiki sistem yang telah dibuat.

- Syarat Hak

Syarat hak merupakan mengulang untuk tujuan proyek sistem penghasil, mengubah program yang merupakan permasalahan yang berulang-ulang untuk peninjauan resmi sebelum hak diberikan.

3. Pengontrolan fasilitas fisik

Pengontrol fasilitas atau pemeriksaan fisik adalah cara melindungi bodi dari kehilangan atau kerusakan. Pusat computer adalah bagian utama yang harus dilindungi dari resiko kecelakaan, kerusakan secara alami, sabotase dan lain-lain.

- Kontrol Pelindung Bodi

Bagian keamanan maksimum dan pelindung kerusakan untuk sebuah instalasi computer memerlukan beberapa tipe kontrol. Beberapa komputer inti dilindungi dari kerusakan menggunakan bagian pelindung seperti pendeteksi api dan sistem pengeluar api.

- Kontrol Telekomunikasi 

Proses telekomunikasi dan kontrol software dimulai dari sebuah peraturan dalam aktivitas kontrol data komunikasi dalam penambahan data bias di transmisikan dalam ‘scramble’ bentuk ‘ unscrambled’ dengan hanya sistem komputer untuk hak penggunanya. Metode kontrol lainnya digunakan penggunanya seperti penghubung otomatis.

- Pengontrol Kesalahan Komputer 

Departemen pelayanan informasi khasnya mengambil langkah untuk mencegah kesalahan pelengkapan dan meminimkan efek kerusakan.

- Asuransi

Asuransi cukup memberikan jaminan untuk perlindungan komputer menggunakan perusahaan. Kerugian dapat dikokohkan dalam kejadian dari kecelakaan, malapetaka, penipuan dan resiko lainnya.

Sumber :

http://pranatha3.blogspot.com/2012/11/cara-mengontrol-sistem-informasi-yang_26.html

http://makmun.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8785/komputer+c.doc

Tugas Vclass SPK (Sistem Penunjang Keputusan)

Soal:
Pada suatu kantor instansi membutuhkan pegawai yang terdiri dari tamatan SMP dan SMU sesuai kebutuhan organisasi tsb. Telah ditentukan bahwa untuk tenaga khusus tidak boleh melebihi 60 orang sedangkan untuk tenaga umum tidak boleh melebihi 90 orang. Untuk tenaga khusus dan umum diambil dari lulusan SMP dan SMU.
Demikian juga untuk tenaga SMP diperhitungkan 60% yang khusus sedangkan untuk tenaga SMU diperhitungkan 75% yang umum.

Pertanyaan : 
formulasikan model persoalan ini dalam bentuk pemrograman linier apabila dikehendaki jumlah tenaga maksimum 3X jumlah tenaga SMU dan 2X jumlah tenaga SMP

Perhitungkan besarnya tenaga-tenaga SMP dan SMU.

Untuk dapat melihat jawabannya, anda dapat Klik Disini